FS Energy SpA adotta un processo di ricezione, analisi e trattamento sia delle Segnalazioni Whistleblowing (esclusivamente con identità) in attuazione del D.lgs. n. 24/2023 sia delle Segnalazioni c.d. Ordinarie (con identità o anonime riguardanti violazioni del Codice Etico o anonime riguardanti violazioni rilevanti ai fini del D.lgs. n. 24/2023), concernenti FS Energy SpA e inviate da Persone del Gruppo FS o da Terzi.
Il processo di gestione delle Segnalazioni Whistleblowing recepisce la normativa introdotta dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. "Decreto Whistleblowing").
Per l’invio e la gestione delle Segnalazioni FS Energy SpA ha attivato un'apposita piattaforma informatica, che costituisce lo strumento preferenziale per l'invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.
Chi può segnalare
Possono effettuare una Segnalazione Whistleblowing (esclusivamente con identità):
Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Le Segnalazioni possono essere effettuate anche:
Se i suddetti soggetti effettuano una Segnalazione senza fornire la propria identità, la stessa sarà trattata, in ogni caso, come Segnalazione Ordinaria.
Possono, inoltre, effettuare una Segnalazione anche i clienti o gli utenti dei servizi di trasporto delle società del Gruppo FS limitatamente agli illeciti, irregolarità o comportamenti comunque contrari ai principi del Codice Etico di cui si abbia notizia. Anche in tali casi la Segnalazione viene considerata Ordinaria.
FS Energy S.p.A. auspica che nelle Segnalazioni, per rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed effettive le conseguenti misure, sia esplicitata l'identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente.
Cosa segnalare
Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente e che consistono in:
Le Segnalazioni devono riguardare fatti che il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere veritieri al momento della Segnalazione.
Le Segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.
Non costituiscono Segnalazioni le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della Persona Segnalante, o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico. Tali comunicazioni non costituiscono una Segnalazione ai sensi della Procedura e devono essere indirizzate alle competenti funzioni aziendali (ad es. risorse umane; Società competenti; ecc.).
A chi inviare una segnalazione
Le Segnalazioni sono indirizzate al Comitato Etico di FS Energy S.p.A..
Per la gestione delle Segnalazioni il Comitato Etico si avvale della struttura Audit di FS Energy S.p.A., incaricata delle attività di verifica volte ad accertare la fondatezza o meno dei fatti segnalati.
Canali di segnalazione interni
Le Segnalazioni possono essere inviate tramite: i) piattaforma informatica accessibile dal sito internet di FS Energy S.p.A. e dalla intranet aziendale; ii) posta ordinaria all’indirizzo di FS ENERGY S.p.A., Comitato Etico c/o AUDIT di FS ENERGY S.p.A. – Via Tripolitania, 30 – 00199 Roma; iii) verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante, in apposita audizione fissata entro un termine ragionevole, al Comitato Etico di FS Energy S.p.A., riportata a verbale e sottoscritta dal Segnalante.
La piattaforma informatica costituisce lo strumento preferenziale per l'invio e la gestione delle Segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.
Tramite la piattaforma è possibile:
La piattaforma consente di:
Segnalazioni esterne e divulgazione pubblica
Il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare Segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma. La possibilità di effettuare Segnalazioni Esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:
Per perseguire le finalità di tutela contro le ritorsioni in attuazione di quanto previsto dal D.lgs. n. 24/2023 (Segnalazioni Whistleblowing) e dal Codice Etico (Segnalazioni Ordinarie) FS Energy S.p.A., oltre a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di ritorsione, attuata tramite provvedimenti e comportamenti discriminatori o intimidatori adottati o minacciati nei confronti del Segnalante in conseguenza della Segnalazione, inclusi quelli in forma omissiva o tentata.
Per le Segnalazioni Whistleblowing FS Energy S.p.A. vieta altresì quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato al Gruppo FS.
Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla Segnalazione, per i dipendenti di FS Energy S.p.A. viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di due anni dalla data della Segnalazione. Il monitoraggio è svolto tramite personale appositamente incaricato della funzione Risorse Umane.
I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle Segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della Segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Inoltre, in attuazione delle disposizioni di cui al D.lgs. n. 24/2023 e limitatamente alle Segnalazioni Whistleblowing, sono forniti alla Persona Segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione, il riscontro in merito al seguito dato o che si intende dare alla Segnalazione e all’esito finale a conclusione della gestione della Segnalazione.
La Persona Coinvolta viene informata del contenuto della Segnalazione, valutatane la necessità adeguatamente motivata e tracciata, nei casi in cui venga disposta: i) la sua audizione; ii) un’attività che richieda la sua partecipazione o il suo contributo, ad eccezione del riferimento all'identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.
Quando la Persona Coinvolta è informata del contenuto della Segnalazione, la stessa è altresì informata dell’esito dell’istruttoria.
Nell'ambito del processo di gestione delle Segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016, D.lgs. 196/2003 e s.m.i.).